自史前人类第一次冒出了将自己的欲求刻画在洞穴里的想法起，人类就学会了如何制定简单的待办事项清单。我们每天都有任务要去完成，所不同的就是，它们也随着岁月的流逝从最原始的“先生堆火、然后再去狩猎”以及“当心其它猎食动物”转变了我们日常工作、生活及学习中的各个方面。
除了稍变得复杂点以外，就制定待办事项清单的首要原则来看，它从古至今都未曾发生过些许变动，那就是安排好一天二十四小时并有效地使用它。
今天，我们的学习目的就是制定出更高效的待办事项清单,从如何写待办事项清单到清单上该有什么，不该有什么，再到如何从中得到最大的成效，总之，这篇文章是给所有想要提高办事效率的人所量身定制的专业指导。
“每晚留出15分钟时间，制定好明天的待办事项清单。
何时“去做”
这或许出乎你的意料之外，但我们每天一早起来所做的第一件事不应该是制定待办事项清单——它应该早在你走进办公室之前就已躺在办公桌上了。毕竟，清晨的第一件事应该由其它更重要的事来取代，如喝那一杯至关重要的咖啡。所以，你要每晚留出15分钟时间，制定好明天的待办事项清单。
前一天就制定好待办事项清单相比较带着疑问到了第二天清晨再去思考该去做什么而言，拥有更多的优势。既然你已经完成了一天的工作，那么你就应该对自己所处的位置有个清晰的认识。有哪些任务你没有在今天完成呢？哪些任务又会拖延至明天去做呢？
制定明日的待办事项清单也是一种宣泄，这让你意识到不是每一件事都必须得在今天被完成，你还可以把一些事放到明天去完成。
你有没有过那种“一天过完，但什么事也没有做成”的糟糕感受呢？那你就可以去写写“明日代办事项清单”，这会让你的感觉好受些。
“提前几天，制定好计划。是否有一大堆的紧急事项等待着你去完成呢？
去做：
1）检查明天的日程安排。明天的待办事项清单一般都包括会议、正在逼近的截止期限。
2）提前做好计划。要提前几天做规划。你是否有紧急的任务要去完成的呢？或许明天就是你着手去做的最好时机。
3）查看今天的待办事项清单，把主要精力都放在最重要的那些任务上。没有被完成的任务可以被放到明天的待办事项清单上去。
不去做：
1）不要在当天很晚的时候再去制定那份明日待办事项清单，因为要是这样的话，你会不可避免地往这份单子里加进越来越多的任务。待办事项清单的作用就是帮助你专注于重要的事情，并指引你度过这一天。制定一份待办事项清单会花费你几分钟的时间，但从长远角度来看，它是在帮你节省时间。即使是非常细致的待办事项清单，也花费不了你十分钟的时间。
2）不要试图去预测未来。不要把你认为有可能会出现的任务放进明日待办事项清单。你的待办事项清单不是固定不变的，要是有必要的话，你大可以在明天把那项任务加进这份清单。
“重要的任务（红色任务），无论它是什么，通常都应该在今日被完成。
色彩优先排序法
运用色彩来管理你种类繁多的各色任务是件简便而又高效的方法。
在对任务进行优先排序时，不同的人会以不同的标准对其进行分类。通常来讲被， 被普遍采纳的红绿灯排序系统是最有效的。今天就要被完成的任务，就是红色任务。一项任务虽然非常重要，但要是把它拖延至明日去完成的话也是没有多大问题的话，那它就是一项黄色任务。低优先权，即使不完成它们也不会有多大影响的任务，就是绿色任务。
还有许多方法可以把一项任务与某种颜色对上号。有人会以财务影响视为最突出因素来分类，他们会把红色任务这一标签贴到给公司带来支出（或收入）的任务上去。对其他人来说，这就完全取决于老板的眼色了，要是一项任务被耽搁就会招致一通臭骂的话，那它就是红色任务。
考虑到每一个公司和雇员的差异性，更普遍一点的做法就是使用红黄蓝三色分类法对任务的重要性进行划分的基础之上，再对每种颜色所代表的程度做一下细分，每个有3个等级。重要等级在1-3之间的就是绿色任务，在4-6之间的就是黄色任务，大于7的就是红色任务。
制定好待办事项清单后，快速核对下每一项任务，然后用上面所讲到的数字对其进行分类。你可以利用荧光笔给每项任务涂上不同的颜色作一区分。
去做：
1）把先前跳过的任务考虑进去。如果你把一项任务拖延至了后一天，那么它自然就应获得更高的优先权。
2）特殊情况下，可以忽略优先等级。有时，一项非常紧急但却不重要的任务也可以被视为红色任务，反之亦然。为离职同事选购礼物也许就是一份重要性，三份紧急性（把他列为绿色任务），但是你应该把它视为红色任务，因为他马上将要离职了。这个标准并不完美，任何时候都要灵活变通。
不去做：
1）不要把每一件事都列为红色任务。不仅仅是因为这会使你陷入混乱，而是说所谓的优先排序是相对而言的。从理论上来讲，各色任务的数量应该是相等的。因为，给每一件事都赋予同样的优先顺序是不可能的（指一项任务在特定情况下会在红色、黄色、绿色之间转换，所以灵活变通是必须的—译注）总有一些事比另一些是更重要，不过，一项任务在某天是红色任务，它在另一天也有可能会变成黄色任务。这就取决于这份清单上还有哪些待办事项。
数字化你的待办事项清单
市场上有很多优秀的产品可以帮你解决彩色笔和纸张所带来的麻烦。Remember the Milk 和Todoist 这两款免费的应用就可以极大地满足你的需求。
“数字化待办事项清单可以有效地记录下你的工作生涯。几年前的待办事项清单你还保存着吗？
这些应用可以让你以小组的方式来管理自己的待办事项，然后快速地用颜色对其优先顺序进行划分。数字化待办事项清单可以有效地记录下你的工作生涯。几年前的待办事项清单你还保存着吗？
去做：
1）多测试几个产品，然后选择最适合于你的那个应用。因为适合于别人东西未必也适合于你。
不去做：
1）不要完全依赖于这个在线产品。有时，没有比在会议中或不在办公室时匆匆写下一份待办事项清单更有效的方法。反正，你也可以过会再把这份清单放到你数字化应用之中。
2)不要追求复杂化。如果是这样的话，这些应用会花费你更多的时间去管理、应用和维护。发明一个复杂的系统只会真加它的混乱程度，而不会帮助你快速地完成任务。
不应该去做的事有哪些？
人类的天性就是希望自己能够把待办事项清单上的任务一件件干完，但是这份清单只能包含有你在当天所要去完成的任务。像“阅读电子邮件”这样的任务貌似可以添加进你的待办事项清单中去，但是我敢打赌，即使没有外界的提醒，你也不会忘记去查看电邮。
在待办事项清单上添加进许多冗余的任务，虽然会让你表面上看上去完成了许多任务，但其实这已背离了你的初衷。一份待办事项清单是一个有系统的计划，而不是一份购物清单。
“像“阅读电子邮件”这样的任务貌似可以添加进你的待办事项清单中去，但是我敢打赌，即使没有外界的提醒，你也不会忘记去查看电邮。
去做：
1）保持待办事项清单简洁，剔除掉那些你定期在做的常规任务。如果你每天都在做那一件事，那么也就不需要待办事项清单来提醒你。
不去做：
1）不要歪曲事实。吃午饭不是一项任务。冲杯咖啡也不是——除非这是一次咖啡会议。这是不一样的。
2）不要往清单上添加多余的琐碎任务。网清单上添加多余的任务虽然很诱人，因为那会使你觉得自己完成了许多任务，但它其实会取得适得其反的效果。
如果一项任务是非常细小的，那就不要把它加进待办事项清单中去。待办事项清单的作用就是激励你在一天结束之前就把这些琐事做完。确认一次约会、整理东西，清理桌面，这些事情都可以非常快速地完成，要是我们有这个心的话。
保证做事效率
待办事项清单中的每一项任务都应该是简洁有力的，且至少包含有一个动词，如“完成”、“做完”。分清楚“开始去做”和“先做调查研究”之间的区别。先从容易的事情入手，把精力放在缺少进展的方面。同样，要是你发现其中的某项任务有点模糊不清，那你也就不会取得一个满意结果。
“分清楚“开始去做”和“先做调查研究”之间的区别。先从容易的事情入手，把精力放在缺少进展的方面。
不要描述你将采取的行动，或干脆写出你想看到的结果。一份诸如“和杰夫谈谈：看看怎么开发图形用户界面”那样的任务是没有一个明确的结果的。你可以和杰夫谈谈，但是你怎么知道明天你不会就同一话题和他再讨论一遍呢？除非你能明确你谈话的目的到底是什么。待办事项清单有一种强烈的撞击效果，它让你明确目标，有方向感。“和杰夫谈谈，就图形用户界面开放的一个细节达成一致”——这才是一个任务。
去做：
1）保证结果质量。不要制定一份无法衡量成功与否的待办事项清单。这类任务永远都不该出现在你的待办事项清单上。如果一项任务无法在一日之内完成，那你就要设定好长远目标，一天完成一点。“完成财务报告”这项任务会让你忙到午夜。而“完成财务报告阶段任务1和阶段任务2”就能让你早早地回到家中。
不去做：
1）不要把完成一项任务的截止期限放到待办事项清单上去。把“周五前完成报告”列入周二的待办事项清单中去的话，就是在告诉自己截至周五之前这项任务都可以被忽略。当然，你的待办事项清单中所包括的任务不局限于当天就该完成的那些，还应该包括会在未来完成的那些任务。把这些任务分解成多个逻辑单元，然后分步骤去完成。如，“周五之前要完成的报告：今天就可以完成这份装货发运数据分析”，这项任务就可以列进周三的待办事项清单中去。
2）不要尝试把一天的时间分配得详详细细。没人会有这样的先见之明。记住，一份待办事项清单不是一份日记。一份待办事项清单永远都不该以时间顺序或译论文的形式来制定。要是这样的话，你会花更多时间去分配一天的时间，而不是去做那些实际的工作。
“你的待办事项清单至少可以反映出你的日常工作故事中的一半故事。
需要你去做的事远超出了待办事项清单上所列举的任务
要是你从未感到自己的待办事项清单在指引（或毁坏）你的生活，那你就应该回过头来反思一下自己是如何起草这份清单的。毫无疑问，每天都会出现许多任务要去完成，但其中的一些根本就不包含在你昨天所列的那份清单里。如，你的经理要求你去写一份非常重要的报告，又或者是一通紧急电话打向总部讨论如何缓解日渐严重的局面。你的待办事项清单至少可以反映出你日常工作中的一半故事。
留出足够的空间给日程任务和计划之外的突发任务。
去做：
1）记住，有些事要花费多得多的时间才能完成，而有些事恰恰相反。
2）以旁观者的身份来评估你的待办事项清单。要是这份清单中充满了需要你花费一天中的大部分时间才能完成的任务的话，你就应该把其中的一些黄色任务与绿色任务推迟至下一天去做，或者你也可以把其中的一些任务委派给其他人完成。
不去做：
1）一天结束之时，如果清单上的未完成的任务多于已完成的任务数量的话，也不要为此感到灰心丧气。也许这份清单本身的工作量就太多了，又或许是其它计划之外的事情占去了你许多时间。“不做后悔综合症”正是这样的一种感觉，它让你只看到一份并不完整的待办事项清单，然后由于自己所完成的任务数量没有达到预期而倍感沮丧。
2）待办事项清单并不是神圣不可侵犯的，它只是你想在当天去完成的任务的一份单子。 工作时，我们的普遍目标就是完成尽可能多的任务，但有些时候并不如我们所愿。所以，你要接受一份未完成待办事项清单：你可以把它看成是一次机遇，然后在第二天再去完成这些任务。没有什么事能够阻止你把一些任务放到明天去做，也没有什么事可以妨碍你以全新的一天的视角把这些任务完成。
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